Assine eletronicamente documentos PDF e elimine o uso de papel

Publicado em 11/03/2019 | (0) comentários


A tecnologia tem facilitado muito a vida, principalmente quando processos burocráticos são otimizados e se tornam simples com o mesmo resultado. É o que ocorre na empresa Giscom.

A Giscom possui uma equipe de funcionários que trabalham em campo, realizando visita aos clientes e preenchendo um relatório de atividades. Para cada visita, um relatório é criado, necessitando da assinatura do cliente para quem as atividades foram executadas. Muitas vezes a atividade é executada, mas o responsável pela assinatura não está no local, obrigando o funcionário a voltar ao local posteriormente. Após a coleta da assinatura, o documento é digitalizado, armazenado em um sistema e no final do mês uma cópia digital é enviada ao cliente, como prestação de contas.

Se você identificou o problema, deve ter percebido que um documento digital se torna físico (impresso), para a coleta da assinatura e em seguida se torna novamente digital (digitalizado) e acaba armazenado em um sistema. Você deve ter identificado também que uma viagem é realizada desnecessariamente caso o responsável pela assinatura não esteja presente no local.

Para resolver este problema, é possível utilizar a assinatura eletrônica. 

Assinatura eletrônica é assinatura digital?

Não! A assinatura digital exige um certificado digital (token) que é validado eletronicamente por um órgão responsável, como por exemplo a Certisign. Já a assinatura eletrônica é uma assinatura manuscrita feita por meio eletrônico (exemplo na tela do seu celular). 

A assinatura eletrônica é válida juridicamente?

Sim, mas é preciso cuidado quanto a sua utilização. A Medida Provisória 2.200-2, Código Civil Brasileiro, Resoluções do Comitê Gestor do ICP e Instruções Normativas do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que prevem a necessidade e armazenamento de:

  • Nomes de signatários
  • Histórico de autenticação
  • Certificados digitais, se houver
  • Endereços de e-mail
  • Endereços IP do signatário
  • Cadeia de custódia (ou seja, quem enviou, visualizou, assinou, etc.)
  • Carimbos de hora confiáveis
  • Captura de geolocalização do signatário (se houver)
  • Status de conclusão

Adobe Acrobat Reader e Dropbox

A Adobe fornece gratuitamente o aplicativo Adobe Acrobat Reader, o leito de PDF oficial da empresa e é através dele que podemos fazer a assinatura eletrônica em nossos documentos.

A maneira mais eficiente de utilizar o Adobe Acrobat para assinatura eletrônica, é em conjunto com o Dropbox (integrado).

1. Instale o Adobe Acrobat Reader em seu smartphone

2. Instale o Dropbox em seu computador

3. Salve o documento que deseja assinar no seu Dropbox desktop

4. Abra o Adobe Acrobat Reader em seu smartphone clique na guia "Arquivos". Faça login no Dropbox.


5. Seus arquivos que precisam de assinatura aparecerão. Abra o documento desejado


6. Clique em "Editar"


7. Clique em "Adicionar texto" |Ab e escolha a região do documento que deseja inserir as informações do carimbo "Nome, cargo e local". Ajuste o tamanho da fonte para que fique proporcional à fonte utilizada no documento. Se necessário, arraste o texto posicionando no local ideal


8. Em seguida clique em "Assinar" e escolha a opção "Criar assinatura"


9. Solicite a assinatura do responsável na tela do seu smartphone e clique em "Concluído". Por padrão, deixe a opção "Salvar no dispositivo" desabilitada, para permitir que você colete sempre novas assinaturas. Utilize esta opção somente se apenas você assinar os documentos, pois assim a mesma ficará salva.


10. Clique na região desejada para inserir a assinatura


11. Pronto, seu documento está assinado eletronicamente e salvo no seu computador através do Dropbox.