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3 passos para se tornar uma pessoa mais organizada - Startinn

3 passos para se tornar uma pessoa mais organizada

Publicado em 09/06/2017 | (0) comentários


Uma pessoa organizada possui facilidade de se destacar, pois a organização contribui muito na otimização da rotina de trabalho.  Seja organizar ideias ou documentos em um arquivo, as práticas da organização vão muito além da tarefa de "colocar as coisas no lugar". 

Se você se considera organizado, observe sua mesa de trabalho, a pasta "documentos" do seu computador, sua gaveta, sua maleta de ferramentas e pergunte-se: "outra pessoa teria facilidade de encontrar algo aqui?"

1. Busque identificar padrões

Além de prover todas as nossas funções motoras e psicológicas do corpo, o cérebro também é um mantenedor de si mesmo e busca de todas as formas organizar as informações de maneira a poupar energia. Ele o faz identificando padrões. O cérebro busca sempre um padrão em tudo aquilo que vemos, ouvimos ou sentimos e armazena a informação de forma a facilitar sua busca (indexação), quando necessário.


Não é atoa que você encontra um rosto em uma formação de nuvens. Quando isso acontece é seu cérebro buscando algo que já está armazenado em sua memória e trazendo similaridade a consciência, tornando desnecessária a absorção ou entendimento de uma nova forma, o que custaria energia, pois seria uma nova informação.

Colocando este método biológico na vida prática, passe a enxergar as coisas da mesma maneira, busque identificar padrões e se acostumar com esta prática:

Padrões visuais

Sempre que tiver que criar algo novo, procure pensar se já não fez algum material semelhante e pode reutilizá-lo. Importante para que isso seja possível é passar a criar um padrão visual em tudo que você produzir, algo como "deixar a sua marca". Você passará a criar coisas a partir de outras existentes, não deixando de lado a criatividade.

Padrões auditivos

A brincadeira "qual é a música" é bem parecida com o método, pois sempre que você ouvir o trecho de uma música logo irá se lembrar do restante. Busque aplicar esta técnica em conversas, reuniões e palestras, identificando padrões de trechos ouvidos e assemelhando a coisas que você já conhece, como músicas, trechos de livros ou outras palestras. Fazendo isto o seu cérebro cria pontes mentais de memória entre assuntos diversos.

2. Crie padrões

Identificar padrões pode parecer algo simples, porém exige dedicação e atenção. O hábito te tornará em um multiplicador de padrões, mas também um criador de novos padrões. Lembre-se que padrão não significa uma ideia fixa e "travada", mas sim algo organizado e que pode ser facilmente reproduzido. 

Seja criativo e crie novos padrões 

O fato é que precisamos de padrões. Imagine se cada casa tivesse um modelo de tomada diferente? A NBR criou novos padrões de tomadas em 2010 que causou um grande alvoroço. A mudança acontece até hoje e vai levar ainda décadas para efetivamente afetas a todos, porém, foi necessária. O novo padrão de tomadas possui apenas 3 modelos, diferente do padrão antigo que possuía aproximadamente 10 modelos e novos sempre surgiam.


Agrupe

Agrupe coisas, categorize tudo. separe por tipo, tamanho, cores. Veja sua gaveta de vez em quanto, separe os objetos buscando deixá-los juntos por agrupamento. Organize sua mesa da mesma maneira. Organize seu guarda-roupas, seu armário. Você precisa fazer isto pelo menos uma vez e verá a diferença que é viver em um ambiente organizado.

Separe 1 hora do dia em 1 dia da semana, de preferência na sexta-feira e organize seu escritório. Utilize pastas, grampos, clipes, separadores, divisores e marcadores de página. 

Mesa cheia de papel não significa trabalho, mas desorganização

Organize as pastas e arquivos do seu computador. Busque agrupar por assunto seus arquivos. Diferente do que imagina, você não deixará de lembrar onde eles estão, no início pode parecer complicado, mas com o tempo você ganhará um tempo tremendo encontrando rapidamente seus arquivos.

Descarte o que não for necessário, delete, jogue fora, limpe a lixeira e jogue as canetas sem tinta fora. A limpeza torna o ambiente mais agradável, "clean"

Abstraia

A abstração é o segredo para não estressar e tornar algo mais legível. Abstrair demais torna a comunicação impossível, abstrair muito pouco é indiferente e causa ruídos, mas a abstração moderada é boa.


A abstração é a técnica de descartar o excesso de informação sem perder as características principais. Quando for organizar sua mesa, por exemplo, não adianta tentar agrupar cada mínimo objeto em categorias distintas. Não é possível agrupar clipes, cartão visita, canetas, bloco de notas, fita adesivae grampeador separadamente. Pense em grupos maiores como "escrita", agrupando lápis, borracha, caneta, etc. Pense em "contatos" agrupando cartões de visita, seu crachá, celular, etc. 

Olhar o caos e buscar identificar um grupo só pode ser possível abstraindo-se do excesso de informação e buscando equilíbrio entre o menor grupo e o maior grupo possível.

3.Experimente uma nova maneira de fazer as coisas

Tarefas, pastas, documentos, papéis, e-mails, reuniões, anotações, notas, etc. Junte tudo isto e terá um conjunto de coisas que acabam fugindo do controle quando mal organizadas. Você pode ser um ótimo gestor, mas se não é organizado você terá sérios problemas. Não confie demais na memória, porém não a torne preguiçosa. 

Utilize uma agenda eletrônica

Google Calendar - além de sincronizar com o celular e emitir alertas, o calendário possui widgets de área de trabalho, assim em uma das páginas da área de trabalho do celular a agenda fica visível, para que, sempre que ver o celular, você veja a sua agenda.

O Google Calendar ainda sincroniza com o Waze e Google Now, assim o Android avisa antecipadamente (considerando o trânsito) o horário que você deve sair para chegar a tempo ao evento.

Utilize um gerenciador de tarefas

Kanbanflow - ótima ferramenta gratuita, utilizando do simples conceito "To do, today, in progress, done", torna muito fácil gerenciar suas tarefas. Utilize o Kanban para listar tudo que tem a fazer, arrastando entre as colunas conforme o andamento das tarefas. Defina as cores como prioridades.

Trello - semelhante ao Kanbanflow, o Trello possui a vantagem de possui aplicativo móvel.

Não crie pastas de e-mail, utilize o controle de tarefas do Outlook

Se você utiliza muito o e-mail para se comunicar e já gerencia suas demandas por ele, não crie aquelas inúmeras pastas de e-mail para organizar o que tem a fazer, pois estas pastas mais atrapalham do que ajudam. Talvez você não saiba, mas o Outlook possui embutido uma funcionalidade de gerenciamento de tarefas. 

Para utilizá-la, basta sinalizar (bandeira vermelha) o e-mail que precisa ser lembrado e ao concluir, basta clicar no check para finalizar a tarefa.

Para visualizar suas tarefas, basta exibir a barra de tarefas clicando em Exibir > Barra de tarefas pendentes > Tarefas


Evite papel, utilize o Google Keep

O Google Keep é um bloco de notas eletrônico que pode ser instalado em seu celular. Ele permite que você crie notas de texto, listas, fotos e áudio. O Keep também emite alertas e lembretes, que sincronizam com o Google Calendar. Você pode compartilhar uma nota (lista de supermercados por exemplo) com várias pessoas que podem colaborar na lista.